Zoek je een alternatief
voor Excel?
Eerst het misverstand uit de weg: factureren vanuit Excel mag gewoon. De Belastingdienst stelt eisen aan wát er op je factuur staat en hoe lang je hem bewaart, niet aan het programma. Excel loopt op iets anders vast — op de dingen die je pas merkt als het al misgegaan is.
Bijgewerkt op 19 augustus 2026
Gratis aanmelden → Bekijk de demoHet verschil in het kort
Waar een sheet op vastloopt
Niet omdat Excel slecht is, maar omdat een spreadsheet niets voor je onthoudt. Elke regel hieronder is iets wat jij handmatig moet doen — of vergeet.
| Wat je moet regelen | OnsIntoon | Excel |
|---|---|---|
| Doorlopende factuurnummers | ✓ automatisch, per eigen nummerreeks — Intoon telt door, zodat je geen nummer dubbel gebruikt of overslaat | Je houdt ze zelf bij. Een dubbel of ontbrekend nummer valt op bij een controle, en met een gekopieerde sheet gebeurt dat sneller dan je denkt |
| Btw per tarief | ✓ per regel berekend en per tarief gesplitst; 21% en 9% op één factuur gaat vanzelf goed | Een formule die jij onderhoudt. Één cel die niet meeloopt bij een nieuwe regel en het totaal klopt niet meer |
| Verplichte gegevens op de factuur | ✓ KVK, btw-id en adres vul je één keer in en staan daarna op élke factuur; datum, klant en wat je geleverd hebt zet je per factuur erbij | Ze staan erop als jij ze in je sjabloon hebt gezet — en als je het sjabloon gebruikt en niet een oude factuur kopieert |
| Waar het bestand staat | ✓ telefoon, tablet en laptop, ook offline op de werkplek; alles staat op dezelfde plek | Op de laptop of in de cloud. Op de bouw met je telefoon in een sheet werken is geen doen |
| Werkbon met foto en handtekening | ✓ vanaf Pro — invullen bij de klant, foto's erbij, klant tekent op je scherm | Niet mogelijk. Dit wordt papier, of losse foto's in je telefoon |
| Offerte die de klant accepteert | ✓ online akkoord met datum en tijd in je dossier | Een PDF mailen en hopen dat er "akkoord" terugkomt. Bij discussie heb je een mailwisseling, geen ondertekend akkoord |
| Herinneren wie nog moet betalen | ✓ automatische betalingsherinneringen in drie stappen; je ziet in één blik wat openstaat | Jij moet eraan denken. Dit is in de praktijk het duurste verschil: een factuur die je vergeet, is geld dat niet binnenkomt |
| De klant laten betalen | ✓ iDEAL-betaallink op de factuur — één tik, en de status springt op betaald | Je klant typt je IBAN en het bedrag over, of stelt het uit tot vanavond |
| Zeven jaar bewaren | ✓ opslag in de EU, plus export en back-up op elk plan — de bewaarplicht blijft van jou, dus bewaar je export ook als je stopt | Jij regelt de back-up. Een sheet die je overschrijft of een laptop die stukgaat, neemt je administratie mee |
| Wat het kost | €19, €39 of €69 per maand, exclusief btw | Meestal niets extra's — je hebt Excel vaak al. Dat is een echt voordeel en dat blijft zo |
De eisen aan een factuur (een uniek en opeenvolgend factuurnummer, je KVK- en btw-identificatienummer, het bedrag en de btw per tarief) en de fiscale bewaarplicht van zeven jaar komen van de Belastingdienst; digitaal bewaren mag, als de factuur maar leesbaar en onveranderd blijft. Zie onze gids factuureisen voor de volledige lijst. Deze pagina is een praktische wegwijzer en geen fiscaal advies: controleer bij twijfel de actuele eisen op belastingdienst.nl of vraag het je boekhouder. Bedragen van Intoon zijn per maand en exclusief btw; werkbonnen, urenregistratie en projecten zitten vanaf Pro.
Zo gaat het mis
Drie momenten die iedereen herkent
Niet spectaculair, wel duur. Dit zijn de momenten waarop een sheet je in de steek laat.
De klus is af, de factuur nog niet
Je bent klaar bij de klant, de bonnetjes zitten in je bus en de sheet staat thuis op de laptop. Je maakt de factuur "vanavond even" — en vanavond wordt volgende week. Elke dag die daar tussen zit, is een dag later betaald krijgen.
Twee facturen met hetzelfde nummer
Je kopieert de factuur van vorige week om tijd te winnen en vergeet het nummer op te hogen. Of je maakt er twee op één dag en telt één keer verkeerd. Factuurnummers moeten uniek en opeenvolgend zijn, en een gat of een dubbeling valt op bij een controle.
Je weet niet meer wie nog moet betalen
Ergens in de sheet staat een kolom "betaald" die je bijhoudt als je eraan denkt. Wie er dertig dagen over is, weet je niet — tot een klant een keer belt over een factuur die jij allang betaald dacht.
Eerlijk is eerlijk
Wanneer Excel prima blijft
Overstappen is niet altijd de betere keuze. Dat zeggen we liever zelf dan dat je na een maand tot die conclusie komt.
Je stuurt een handjevol facturen per jaar
Doe je er vijf of tien, en betalen je klanten netjes op tijd? Dan lost een abonnement een probleem op dat je niet hebt. Zet je bedrijfsgegevens goed in je sjabloon, houd je nummering bij en je bent klaar.
Je rekent, je administreert niet
Voor calculaties, nacalculatie en het doorrekenen van scenario's blijft een spreadsheet gewoon beter dan welke app dan ook. Intoon rekent je marge per project uit, maar het is geen rekenblad. Veel vakmensen houden Excel dáárvoor.
Je hebt een systeem dat werkt
Loopt het al jaren goed, weet je precies wat er openstaat en heb je nooit gedoe met de Belastingdienst? Verander het dan niet omdat een website dat zegt. Overstappen kost je een dag inrichten; dat moet dan wel iets opleveren.
Overstappen
Uit Excel in een middag
De meeste mensen stellen dit uit omdat ze bang zijn voor een migratie. Die is er niet: je begint schoon en laat je oude werk uitlopen.
Laat je lopende werk in Excel uitlopen
Facturen die al de deur uit zijn, blijven waar ze zijn. Je zet niets over en je hoeft niets te controleren — je bewaart de sheet gewoon voor je bewaarplicht van zeven jaar. Alles wat nieuw is, doe je in Intoon.
Zet je nummerreeks door waar Excel gebleven was
Je stelt zelf in bij welk nummer Intoon begint. Stond je op 2026-041, dan laat je de reeks daar verdergaan. Zo blijft je nummering over het hele jaar opeenvolgend en hoef je bij een controle niets uit te leggen.
Voer je klanten in zodra je ze nodig hebt
Een klantenbestand importeren kan nog niet — dat moet je weten voordat je begint. In de praktijk valt het mee: je voegt een klant toe op het moment dat je hem zijn eerste offerte of factuur stuurt, en na een paar weken staan je vaste klanten erin. Materialen léés je wél in via CSV.
Draai er een echte werkmaand mee
Je proefperiode is 30 dagen, dus lang genoeg om er een offerte, een klus met een werkbon en een factuur die betaald wordt doorheen te halen. Pas dan weet je of het bij je past — een middag klikken zegt niets.
Veelgestelde vragen
Goed om te weten
Mag ik mijn facturen in Excel maken?
Ja. De Belastingdienst stelt eisen aan wat er op je factuur staat en aan het bewaren ervan, niet aan het programma waarmee je hem maakt. Een factuur uit Excel is even geldig als een factuur uit een boekhoudpakket, zolang alle verplichte gegevens erop staan: een uniek en opeenvolgend factuurnummer, de factuurdatum, je naam en adres, je KVK- en btw-identificatienummer, de naam en het adres van je klant, de leverdatum, de omschrijving en het aantal, het bedrag exclusief btw per tarief, het btw-tarief en het btw-bedrag. Dit is een praktische wegwijzer en geen fiscaal advies.
Wat gaat er dan mis als je in Excel factureert?
Niet de factuur zelf, maar alles eromheen. De nummering houd je met de hand bij, dus een dubbel of overgeslagen nummer ligt op de loer zodra je een oude factuur kopieert. De btw-formule moet je onderhouden, zeker met 21% en 9% op één factuur. En het grootste gat is het opvolgen: een spreadsheet stuurt geen herinnering en houdt niet bij wie er dertig dagen over is. In de praktijk is dat het duurste verschil.
Kan ik mijn klanten uit Excel importeren in Intoon?
Nee, een klantenbestand importeren kan op dit moment niet — je voert je klanten met de hand in. Dat valt in de praktijk mee, omdat je een klant pas nodig hebt op het moment dat je hem zijn eerste offerte of factuur stuurt; na een paar weken staan je vaste klanten er vanzelf in. Materialen kun je wél in bulk inlezen via CSV.
Moet ik met mijn factuurnummers opnieuw beginnen?
Nee. Je stelt zelf in bij welk nummer Intoon begint, dus je laat de reeks doorlopen waar Excel gebleven was. Factuurnummers moeten uniek en opeenvolgend zijn, en zo blijft dat over het hele boekjaar kloppen zonder dat je iets hoeft uit te leggen bij een controle.
Moet ik mijn oude Excel-bestanden bewaren?
Ja. Voor je administratie geldt een fiscale bewaarplicht van zeven jaar, en die geldt ook voor de facturen die je in Excel hebt gemaakt. Digitaal bewaren mag, als ze maar leesbaar en onveranderd blijven. Bewaar de sheet dus gewoon, samen met de verstuurde PDF's — overstappen naar Intoon verandert daar niets aan.
Verder lezen
Kijk zelf verder
Leg je sheet er een maand naast
30 dagen gratis, geen creditcard, maandelijks opzegbaar. Doe je volgende factuur in allebei en kijk welke je daarna nog opent.
Gratis aanmelden →