Wat moet er op een factuur?
De eisen op een rij
Een factuur die niet aan de eisen van de Belastingdienst voldoet, kan je btw-aftrek en die van je klant in gevaar brengen. Hieronder alle verplichte gegevens — met een handige checklist en de bijzondere situaties (verlegde btw, KOR, buitenland).
Gratis facturen maken → Alle gidsenAls ondernemer ben je verplicht een correcte factuur te sturen voor je goederen en diensten aan andere ondernemers. Zo'n factuur moet een vaste set gegevens bevatten. Ontbreekt er iets, dan is de factuur formeel niet in orde — en dat kan gedoe geven met de btw.
Het goede nieuws: het is een vaste lijst. Zet je die één keer goed neer, dan staat elke volgende factuur automatisch goed. Hieronder eerst de complete checklist, daarna de uitzonderingen die voor vakmensen vaak spelen.
Checklist
De verplichte gegevens op een factuur
Dit moet er in de meeste gevallen op staan wanneer je aan een andere ondernemer levert.
- ✓Een uniek, opeenvolgend factuurnummer
- ✓De factuurdatum
- ✓Jouw volledige naam en adres
- ✓Jouw KVK-nummer
- ✓Jouw btw-identificatienummer
- ✓Naam en adres van je klant
- ✓De datum waarop je hebt geleverd
- ✓Omschrijving en aantal van de goederen of diensten
- ✓Het bedrag exclusief btw, per btw-tarief
- ✓Het gehanteerde btw-tarief (21%, 9% of 0%)
- ✓Het btw-bedrag
- ✓Bij verlegde btw of vrijstelling: de juiste vermelding
Bijzondere situaties
Uitzonderingen die vaak spelen
Voor vakmensen zijn dit de gevallen waarin de factuur er nét even anders uitziet.
| Situatie | Wat zet je op de factuur? |
|---|---|
| Btw verlegd (bv. onderaanneming in de bouw) | Geen btw-bedrag, maar de vermelding “btw verlegd” plus het btw-nummer van je afnemer. |
| Kleineondernemersregeling (KOR) | Geen btw en geen btw-tarief; wel de vermelding dat je bent vrijgesteld op grond van de KOR. |
| Vereenvoudigde factuur (bedrag t/m €100 incl. btw) | Minder gegevens verplicht: factuurdatum, jouw naam en adres, omschrijving en het te betalen btw-bedrag. |
| 0%-tarief of vrijstelling | Vermeld het 0%-tarief of de reden van vrijstelling. |
| Levering aan een ondernemer in de EU | Vermeld jouw en het btw-identificatienummer van je afnemer en, indien van toepassing, “btw verlegd”. |
Zo doe je het goed
In vier stappen een kloppende factuur
Zet je bedrijfsgegevens één keer goed
Vul je naam, adres, KVK-nummer en btw-identificatienummer eenmalig in. Deze gegevens horen op élke factuur, dus wil je ze automatisch overnemen.
Gebruik doorlopende factuurnummers
Factuurnummers moeten uniek en opeenvolgend zijn. Handmatig bijhouden is foutgevoelig — een dubbel of ontbrekend nummer valt op bij een controle. Laat de nummering automatisch lopen.
Splits de btw per tarief
Reken je 21% én 9% op één factuur, zet dan per tarief het bedrag exclusief btw en het btw-bedrag apart. Zo is precies te zien hoe het totaal is opgebouwd.
Bewaar je facturen zeven jaar
Voor je administratie geldt een fiscale bewaarplicht van zeven jaar. Digitale facturen bewaren mag — als ze maar leesbaar en onveranderd blijven.
Veelgestelde vragen
Goed om te weten
Welke gegevens zijn verplicht op een factuur?
Onder meer: een uniek, opeenvolgend factuurnummer, de factuurdatum, jouw naam, adres, KVK- en btw-identificatienummer, de naam en het adres van je klant, de leverdatum, een omschrijving en hoeveelheid van de goederen of diensten, het bedrag exclusief btw per tarief, het btw-tarief en het btw-bedrag.
Moet mijn KVK-nummer op de factuur staan?
Ja. Ben je ingeschreven in het Handelsregister, dan vermeld je je KVK-nummer op je facturen en offertes. Zet daarnaast je btw-identificatienummer erop.
Wat zet ik op de factuur bij de KOR?
Ben je vrijgesteld via de kleineondernemersregeling, dan reken je geen btw en vermeld je geen btw-tarief of -bedrag. Zet er wél op dat je de KOR toepast, bijvoorbeeld: “Vrijgesteld van btw op grond van de kleineondernemersregeling”.
Wanneer mag ik een vereenvoudigde factuur gebruiken?
Bij bedragen tot en met €100 inclusief btw mag je een vereenvoudigde factuur maken met minder gegevens: factuurdatum, jouw naam en adres, een omschrijving van de goederen of diensten, en het te betalen btw-bedrag.
Maakt Intoon facturen die aan de eisen voldoen?
Ja. Je vult je bedrijfsgegevens, KVK- en btw-nummer één keer in; daarna zet elke factuur automatisch de verplichte gegevens erop, met doorlopende nummering en btw per tarief. Controleer bij bijzondere situaties altijd de actuele eisen op belastingdienst.nl.
Verder lezen
Handig hierbij
Van de eisen naar de praktijk — zo maak en verstuur je facturen zonder gedoe.
Facturen die vanzelf goed staan
Vul je gegevens één keer in en laat Intoon de verplichte velden, nummering en btw regelen. 30 dagen gratis, geen creditcard nodig.
Gratis aanmelden →